Eventpersonal till mässa, festival och event: en guide för arrangörer

Vad är eventpersonal och när behövs den?

Eventpersonal är de tillfälliga medarbetare som håller ett event, en mässa eller en festival igång: värdar som möter besökare, personal i garderoben, någon vid registreringen och händer som hjälper till med servering eller sampling. Behovet dyker ofta upp med kort varsel, när ett datum närmar sig och montern eller scenen är klar men passen i schemat fortfarande är tomma.

Det är en vanlig situation för mässarrangörer på Stockholmsmässan i Älvsjö, företag som ställer ut på Elmia i Jönköping och festivaler som växer från år till år, som Way Out West i Göteborg. Ett event som pågår i tre dagar kan behöva dubbelt så många pass som en vanlig arbetsdag, och många av dem ligger kvällar och helger. Just då blir frågan hur man snabbt hittar pålitlig eventpersonal utan att själv bli arbetsgivare för en helg.

Vilka roller brukar event, mässor och festivaler boka?

De vanligaste rollerna är värd, garderobspersonal, registrering, demonstratör och cateringpersonal, samt mässvärdinna för den utställare som vill sticka ut i montern. Varje roll kräver olika egenskaper, men gemensamt är att besökarna möter personalen först, innan de möter varumärket eller eventet i sin helhet.

• Värd - tar emot besökare, visar vägen och svarar på enkla frågor om eventet.
• Garderobspersonal - hänger av jackor och väskor, håller koll på nummerlappar och ser till att kön flyter, även när det kommer 200 besökare på en gång strax innan en konsert börjar.
• Registrering - checkar in besökare, delar ut badges och löser det som krånglar vid entrén.
• Demonstratör - visar upp en produkt eller delar ut smakprov i en monter, ofta med fokus på att väcka nyfikenhet snarare än att sälja hårt.
• Cateringpersonal - dukar, serverar och plockar undan vid mingel, lunch eller bankett.
• Mässvärdinna - representerar utställaren i montern under hela mässdagen, ofta den roll besökarna minns bäst.

Sammantaget kallas dessa roller ofta mässpersonal eller eventpersonal, beroende på var uppdraget sker. Vid idrotts- och kulturevenemang används ibland begreppet funktionärer om samma typ av uppgifter, till exempel vid en löparfestival med tusentals deltagare som alla ska checka in på kort tid. De flesta event behöver en blandning av rollerna snarare än bara en, till exempel fyra personer i registreringen på morgonen, två i garderoben hela dagen och ytterligare två demonstratörer i montern.

Bland Yepstrs kunder finns företag som har anlitat unga som garderobiärer på ett event och som personal på en mässa i Stockholm. Du kan läsa mer om hur de gått tillväga på Yepstrs sida om event och bemanning.

Hur tidigt bör man boka eventpersonal?

Som tumregel bör du publicera annonsen minst två till tre veckor innan en mindre mässa, och fyra till sex veckor innan en stor festival med flera dagar och många pass. Ju fler roller som ska fyllas, desto tidigare bör annonsen ut, eftersom populära datum, som midsommar eller en stor konferens i september, kan fyllas snabbt.

Ibland uppstår behovet med mycket kort varsel, när en kollega blir sjuk dagen innan eller en extra kväll plötsligt läggs till i programmet. Då går det fortfarande att hitta tillfällig eventpersonal snabbt, och i artikeln så löser du personalbrist inför helg, jul och event finns konkreta tips för just de situationerna.

Hur planerar man personalbehovet steg för steg?

Börja med att lista varje roll och pass separat, uppskatta antal besökare per timme, och lägg sedan in en liten marginal för sjukdom eller extra tryck. En tydlig plan gör det lättare att veta exakt hur många som behöver bokas, i stället för att gissa sig fram dagen innan.

• Kartlägg eventet timme för timme, så att det syns när trycket är som högst, till exempel vid dörrarna när mässan öppnar klockan tio.
• Para ihop roller med pass, så att två personer täcker garderoben mellan tio och fjorton, och ytterligare två tar över resten av dagen.
• Lägg till en liten buffert, gärna en extra person per roll, för de timmar då trycket är som störst, som när en känd talare går upp på scen och hela foajén fylls på en gång.
• Publicera annonsen i god tid, med tydlig information om roll, tider och plats, så att rätt Yepp hittar jobbet.

På större event, som en flerdagarsfestival, är det ofta klokt att dela upp schemat i förmiddag, eftermiddag och kväll, i stället för att boka samma personer för hela dagen. Det ger både arrangören och Yepparna rimliga pass att planera sin vardag efter.

Vilka tider och pass får unga arbeta?

Det beror på ålder: de yngsta får inte arbeta på kvällen, medan myndiga Yeppar kan ta även sena pass. Yepparna är mellan 15 och 24 år, och reglerna för arbetstider är olika för tre grupper, enligt Yepstrs sida om arbetsvillkor och Arbetsmiljöverkets information om arbetsuppgifter för minderåriga:

• 15-åringar som inte fyller 16 under året får inte arbeta mellan klockan 20 och 06. Under skollov får de arbeta högst 7 timmar per dag och 35 timmar per vecka, och under skolveckor högst 2 timmar per skoldag.
• Unga som fyller minst 16 under året, men är under 18, får arbeta till och med klockan 24, högst 8 timmar per dag och 40 timmar per vecka. Arbetstiden får inte hindra skolgången.
• Myndiga, 18 år och äldre, får arbeta nattetid, mellan 24 och 06, och har samma arbetsvillkor som en vuxen.

Alla ska dessutom ha en sammanhängande rast på minst 30 minuter senast efter 4,5 timmars arbete. Det är bra att ha med i planeringen om passen är långa, till exempel i en garderob där det är svårt att lämna platsen när det kommer många besökare. Ligger ett pass sent på kvällen, som en garderob efter en konsert, bör du räkna med att det passar myndiga Yeppar bäst.

Vad kostar det att boka eventpersonal?

Bemanning via Yepstr kostar 230 kronor per timme exklusive moms. Det är ett fast timpris, utan långa avtal. Ni lägger upp en annons, får ansökningar, chattar med kandidater, bokar pass och betalar i appen, enligt Yepstrs sida för företag.

Det gör kostnaden enkel att räkna på: antal personer gånger antal timmar gånger 230 kronor. Två personer i garderoben i sex timmar blir till exempel 2 × 6 × 230 = 2 760 kronor exklusive moms (en egen uträkning, som bygger på Yepstrs timpris).

Många söker efter att hyra eventpersonal när behovet uppstår, men hos Yepstr handlar det om att boka en namngiven ung person till ett konkret pass. Yepstr är arbetsgivare för Yepparna och sköter lön, skatt, arbetsgivaravgifter och försäkring, enligt Yepstrs anställningsvillkor. Priset på sidan för företag gäller bemanning, alltså när ni bokar pass i appen.

Vem är arbetsgivare när man bokar eventpersonal via Yepstr?

Yepstr är arbetsgivare för Yepparna som tar jobbet, inte kunden som publicerar annonsen. Det betyder att företaget slipper sköta lön, skatt och arbetsgivaravgift själv, även om det bara handlar om ett enda pass under en helg.

Det är särskilt värdefullt vid event, eftersom personalbehovet ofta är tillfälligt och spritt över flera dagar eller platser. Att själv bli arbetsgivare för en handfull ungdomar under en festivalhelg hade annars inneburit registrering och rapportering som tar fokus från själva eventet.

För den som vill förstå mer om vad som gäller kring löner och avgifter när unga anställs finns artikeln arbetsgivaravgift för ungdomar: det här gäller när du anställer unga. Hur arbetsgivaravgifter fungerar i allmänhet, till exempel att full avgift är 31,42 procent, beskriver Skatteverket. Som kund hos Yepstr behöver ni däremot inte själva redovisa dem.

Vilket ansvar har arrangören för arbetsmiljö och säkerhet?

Arbetsmiljöansvaret är delat: Yepstr har ansvar som arbetsgivare, och arrangören ansvarar för att det dagliga arbetet på plats är säkert. Så fördelas ansvaret när man hyr in personal, enligt Arbetsmiljöverket: den som hyr in ska sörja för att det dagliga arbetet utförs på ett säkert sätt och att nya får en korrekt introduktion, medan arbetsgivaren har det långsiktiga ansvaret, till exempel för utbildning. Den som hyr in personal är också skyldig att vidta samma skyddsåtgärder som för sin egen personal, enligt Arbetsmiljöverkets information om inhyrd personal.

I praktiken innebär det att den fysiska miljön, som trängsel vid en scen eller tunga lyft i en monter, är något arrangören behöver planera för i förväg och inte först när personalen är på plats. Yepstr är arbetsgivare och ansvarar för anställningen och försäkringen, men Yepparna är ofta unga, och reglerna om arbetstider ovan gäller alltid.

Ett enkelt sätt att tänka är att gå igenom platsen en extra gång innan dörrarna öppnas: finns det en tydlig väg ut om det blir fullt, vet alla i garderoben var brandsläckaren står, och har den som står i registreringen fått veta vem man ringer om en besökare blir sjuk. Den typen av genomgång tar några minuter och gör skillnad för både Yeppar och besökare.

Hur kommer man igång med att boka eventpersonal?

Man publicerar en annons med roll, datum, tider och plats, och väljer sedan bland de Yeppar som svarar utifrån erfarenhet och tidigare omdömen. Yepstr har över 150 000 unga mellan 15 och 24 år i hela landet och har hjälpt över 2 000 företag. För den som bokar personal till flera event under året finns mer att läsa om att anställa unga på sidan för företag, där det också går att se hur andra företag löser liknande behov.

Oavsett om det handlar om två timmar i en garderob eller en hel helg med registrering, handlar det i grunden om samma sak: att hitta någon pålitlig till just det passet, och ge en ung person chansen att ta ett riktigt ansvar, ibland sitt första.